Keldio Beleid voor Bewaring en Wissing van Gegevens

Documentversie: 2026-09-29 Laatst bijgewerkt: 29 september 2026 Ingangsdatum: 29 september 2026

Dit Beleid voor Bewaring en Wissing van Gegevens legt uit hoe lang Keldio persoonsgegevens bewaart, hoe Keldio omgaat met verzoeken om persoonsgegevens te wissen, en wanneer Keldio gegevens langer moet of mag bewaren, bijvoorbeeld onder een legal hold (juridische bewaarplicht) of op grond van de Nederlandse bewaarplicht van 7 jaar voor de boekhoudkundige administratie.

Het is een aanvulling op het Privacybeleid van Keldio, voor persoonsgegevens waarvoor Keldio de verwerkingsverantwoordelijke is, en op de Verwerkersovereenkomst ("VWO") van Keldio, voor persoonsgegevens die Keldio namens zijn klanten verwerkt. Termen met een hoofdletter hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven in de Platform Servicevoorwaarden en de VWO.

1. Twee rollen, twee sets regels

Keldio gaat in twee verschillende rollen met persoonsgegevens om:

Keldio als verwerkingsverantwoordelijke. Keldio bepaalt hoe lang het persoonsgegevens bewaart over websitebezoekers, personen die contact opnemen met Keldio, Keldio's eigen leads en marketingcontacten, en Tenants, Admin-gebruikers en accounteigenaren in hun relatie met Keldio (account-, facturatie-, support-, beveiligings- en juridische registraties). Paragraaf 3 bevat de bewaartermijnen voor deze gegevens.
Keldio als verwerker. Wanneer een Tenant Keldio gebruikt om persoonsgegevens over zijn eigen contactpersonen, klanten, leden en andere Eindgebruikers op te slaan of te verwerken, is de Tenant de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt hij hoe lang die gegevens worden bewaard. Keldio bewaart en verwijdert die gegevens op instructie van de Tenant, zoals beschreven in paragraaf 4 en de VWO.

2. Algemene beginselen

Keldio bewaart persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als de wet Keldio verplicht of toestaat ze te bewaren.
De termijnen in paragraaf 3 zijn maximumtermijnen. Keldio kan gegevens eerder verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn.
Een langere termijn geldt wanneer een wettelijke verplichting, een aanhangige of redelijkerwijs te verwachten rechtsvordering, of een legal hold dit vereist (paragraaf 6).
Wanneer een bewaartermijn afloopt, verwijdert Keldio de gegevens of anonimiseert Keldio ze, zodat ze niet langer aan een persoon kunnen worden gekoppeld. Geaggregeerde en geanonimiseerde statistieken kunnen worden bewaard.
Sommige termijnen worden automatisch afgedwongen. Zo worden logs van agentaanroepen en ontvangstbevestigingen van agent- of MCP-verbindingspogingen na 90 dagen automatisch verwijderd. Andere termijnen worden toegepast door middel van periodieke beoordeling en verwijdering. Keldio toetst bewaarde gegevens ten minste eenmaal per jaar aan dit beleid.
Verwijderde gegevens kunnen in back-ups blijven bestaan totdat de back-up verloopt volgens de normale doorlopende back-upcyclus (doorgaans binnen 30 dagen). Keldio zet verwijderde persoonsgegevens niet terug uit back-ups, behalve om te herstellen van een incident, en past de verwijderingen in dat geval opnieuw toe.

3. Bewaartermijnen: gegevens waarvoor Keldio de verwerkingsverantwoordelijke is

Categorie gegevens	Voorbeelden	Bewaartermijn	Belangrijkste reden
Vragen en inzendingen van contactformulieren van personen die geen klant worden	Naam, e-mailadres, bedrijf, inhoud van het bericht	2 jaar na het laatste contact	Het beantwoorden en opvolgen van de vraag
Keldio's eigen marketingcontacten en leads	E-mailadres, naam, bron, aanmeldstatus, interactie met e-mails van Keldio	Totdat u zich afmeldt, of 2 jaar na uw laatste interactie met de e-mails, de website of de aanbiedingen van Keldio, afhankelijk van wat eerder is	Toestemming of gerechtvaardigd belang bij direct marketing
Registraties van opt-outs (afmeldingen) en suppressie	E-mailadres of een gehashte identificator, datum en kanaal van de opt-out	Zolang als nodig is om ervoor te zorgen dat Keldio geen contact meer met u opneemt	Het respecteren van uw bezwaar en wettelijke verplichtingen
Bewijs van toestemming en opt-out	Toestemmings- en opt-outgebeurtenissen, de tekst of bron van de toestemming	Zolang Keldio zich op de toestemming baseert, en 5 jaar daarna	Het aantonen van toestemming (artikel 7(1) AVG) en verweer tegen rechtsvorderingen
Beheer van klantaccounts en Werkruimtes	Identiteit van de eigenaar en de Admin-gebruikers, instellingen van de Werkruimte, abonnement, status van proefperiode en abonnement, teamuitnodigingen	Gedurende de looptijd van de klantrelatie; daarna zoals beschreven in paragraaf 4.3, behalve waar een andere rij van toepassing is	Uitvoering van de overeenkomst
Facturatie, orders, facturen en betalingen	Orders, facturen, creditnota's, abonnementen, betalingsplannen en termijnen, couponinwisselingen, facturatiecorrecties, identificatoren van betalingsproviders	7 jaar vanaf het einde van het boekjaar waarop de registratie betrekking heeft	Nederlandse fiscale en boekhoudkundige wetgeving (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) en artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek)
Juridische documenten en aanvaardingsregistraties	Aanvaarde documentversies, datum en wijze van aanvaarding, aanvaardende persoon en organisatie, IP-adres, user agent, gerelateerde order- of Werkruimte-identificatoren, registraties van kennisgevingen en heraanvaarding	Gedurende de looptijd van de klantrelatie en 7 jaar na het einde daarvan; langer zolang een vordering aanhangig is of een legal hold van kracht is	Het bewijzen van de totstandkoming van het contract en verweer tegen rechtsvorderingen
Supportgesprekken met Keldio	Supportberichten, bijlagen, diagnostische gegevens, antwoorden van Keldio	2 jaar na afsluiting van het gesprek, tenzij het gesprek deel uitmaakt van een facturatieregistratie, vordering of beveiligingszaak, in welk geval die bewaartermijn van toepassing is	Het bieden van support en het beheren van de klantrelatie
Beveiligings-, toegangs- en auditlogs	Aanmeld- en magic-link-gebeurtenissen, handelingen van beheerders en via supporttoegang, API-sleutelmetadata, auditlog-vermeldingen	Tot 2 jaar, tenzij langer nodig om een beveiligingsincident te onderzoeken of verweer te voeren tegen een vordering	Het beveiligen van het platform en de accounts
Logs van agentaanroepen en ontvangstbevestigingen van agent- of MCP-verbindingspogingen	Toolaanroepen, uitkomsten, tijdstempels, diagnostische resultaten	90 dagen (automatisch verwijderd)	Probleemoplossing en beveiliging
Registraties van misbruik, fraude, handhaving en providerrisico's	Meldingen, bewijs, beslissingen, registraties van chargebacks en geschillen, kennisgevingen van providers	Gedurende de looptijd van de zaak en 5 jaar na afsluiting daarvan; langer zolang een vordering aanhangig is of een legal hold van kracht is	Het beschermen van Keldio, zijn klanten, providers en het publiek, en verweer tegen rechtsvorderingen
Onboarding- en activatieregistraties	Onboardingmijlpalen, begeleide missieruns, bewijs van de bezorging van herinneringen en welkomstmails	Gedurende de looptijd van de klantrelatie en tot 12 maanden na het einde daarvan	Het bieden en verbeteren van onboarding
Analysegegevens en technische logs voor Keldio's eigen website	Paginaweergaven, anonieme bezoekersidentificatoren, verwijzers, campagneparameters, IP-adres, user agent	Tot 26 maanden na verzameling	Het meten en beveiligen van de website
Cookies en vergelijkbare technologieën	Identificatoren die in uw browser zijn opgeslagen	Zoals beschreven in het Cookiebeleid en uw browserinstellingen	Zie het Cookiebeleid
Registraties van affiliates, verwijzingen en commissies	Commissieberekeningen, vastgehouden commissies, uitbetalingen, self-billingregistraties	7 jaar vanaf het einde van het boekjaar waarop de registratie betrekking heeft	Nederlandse fiscale en boekhoudkundige wetgeving

4. Persoonsgegevens van Klanten in Werkruimtes (Keldio als verwerker)

4.1 De Tenant beslist

De Tenant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke hoe lang hij persoonsgegevens in zijn Werkruimte bewaart, en is verantwoordelijk voor het informeren van zijn Eindgebruikers over zijn eigen bewaartermijnen. Keldio bewaart Persoonsgegevens van Klanten zolang de Tenant deze in de Werkruimte bewaart en de overeenkomst van kracht is, en verwijdert ze op instructie van de Tenant. Keldio biedt tools waarmee de Tenant zelf contactpersonen en andere registraties kan verwijderen.

4.2 Technische bewaartermijnen

Sommige technische registraties worden gedurende vaste termijnen bewaard, ongeacht de instellingen van de Tenant, bijvoorbeeld logs van agentaanroepen en ontvangstbevestigingen van verbindingen (90 dagen, automatisch verwijderd), bepaalde registraties van webhooks en taakverwerking die worden gebruikt om dubbele verwerking te voorkomen (bijvoorbeeld 30 dagen voor webhook- en taakregistraties voor publicatie op sociale media), en back-ups (doorgaans binnen 30 dagen volgens de doorlopende back-upcyclus).

Reacties die derden plaatsen op content die een Tenant via Keldio heeft gepubliceerd, en die Keldio in de inbox van de Tenant importeert, worden bewaard totdat de Tenant ze verwijdert of de Werkruimte wordt verwijderd.

4.3 Einde van de overeenkomst

Wanneer de overeenkomst eindigt, heeft de Tenant een exportvenster (doorgaans 30 dagen). Daarna verwijdert Keldio Persoonsgegevens van Klanten binnen een verdere 30 dagen uit actieve systemen, waarna de gegevens volgens de normale back-upcyclus uit de back-ups verdwijnen. Keldio mag gegevens na deze termijnen alleen bewaren waar paragraaf 6 of §13.5 van de VWO van toepassing is. Paragraaf 13 van de VWO is bepalend.

5. Verzoeken om wissing

5.1 Verzoeken over gegevens waarvoor Keldio de verwerkingsverantwoordelijke is

U kunt Keldio verzoeken persoonsgegevens waarvoor Keldio de verwerkingsverantwoordelijke is te wissen door een e-mail te sturen naar info@keldio.com. Keldio kan u vragen uw identiteit te verifiëren. Keldio reageert binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer een verzoek complex is of Keldio veel verzoeken ontvangt, kan Keldio deze termijn met ten hoogste twee extra maanden verlengen en laat Keldio u binnen de eerste maand weten waarom.

Keldio wist de persoonsgegevens die het niet langer nodig heeft, en laat u weten welke gegevens het moet of mag bewaren, waarom en hoe lang (paragraaf 6). Keldio informeert ook de ontvangers aan wie het de gegevens heeft verstrekt, waar dit vereist en mogelijk is.

5.2 Verzoeken over gegevens in de Werkruimte van een Tenant

Als u een contactpersoon, klant, lid of andere Eindgebruiker van een Keldio-klant bent, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens. Richt uw verzoek aan die klant. Als Keldio uw verzoek ontvangt, stuurt Keldio het zonder onnodige vertraging (doorgaans binnen 5 werkdagen) door naar de klant en staat Keldio de klant bij op instructie van de klant, zoals uiteengezet in de VWO.

5.3 Hoe Keldio een wissing uitvoert

Wanneer Keldio een wissing van de gegevens van een persoon uitvoert, hetzij voor zichzelf, hetzij op instructie van een Tenant, hanteert Keldio een gedocumenteerde procedure:

Registratie van het verzoek. Keldio legt het verzoek vast, alsmede wie het heeft gedaan, wanneer, de rechtsgrond en de versie van de toegepaste procedure. Om de stappen aan elkaar te koppelen, slaat Keldio een gehashte vorm van het e-mailadres van de persoon op, niet het adres zelf.
Plan per opslaglocatie. Keldio vermeldt elke plaats waar de gegevens van de persoon worden bewaard en wat ermee gebeurt:

verwijderd: gegevens die alleen bestaan vanwege de persoon, zoals tags, activiteitentijdlijnen, tracking- en paginaweergavegebeurtenissen, e-mailinteractiegebeurtenissen, status in marketingautomatisering, campagnelidmaatschap, lead- en evenementinschrijvingen, herinneringen, communityreacties, reviews, winkelwagens, correspondentie met de persoon, en toegang tot en voortgang in cursussen of community's;
geschoond: registraties die moeten blijven bestaan voor andere personen of voor de bedrijfshistorie, zoals boekingen, chatregels van webinars, communityberichten en reacties waarop anderen hebben gereageerd, en verzendregistraties van berichten die worden bewaard voor facturatie en volumetellingen; de naam, contactgegevens en inhoud worden verwijderd;
bewaard: registraties die Keldio of de Tenant op grond van de wet of als bewijs moet bewaren, zoals orders, facturen, abonnementen, termijnen, facturatiecorrecties, couponinwisselingen en commissieregistraties (7 jaar), bewijs van juridische aanvaarding, en bewijs van toestemming en opt-out; waar mogelijk wordt de koppeling met het verwijderde persoonsrecord verwijderd;
buiten de database afgehandeld: gegevens die door e-mail- en berichtenproviders in hun bezorglogs worden bewaard, en bestanden die de persoon heeft verzonden of ontvangen (zoals bijlagen en uploads). Keldio verzoekt om de verwijdering of voert deze uit en legt de referentie vast. Gekoppelde systemen die op Keldio-gebeurtenissen zijn geabonneerd, ontvangen een signaal dat de persoon is gewist, zonder de gegevens van de persoon. Betalingsproviders bewaren hun eigen betalingsregistraties op grond van dezelfde wettelijke bewaarplichten.

Uitvoering en voltooiing. Elke stap legt zijn eigen resultaat vast. Het persoonsrecord zelf wordt pas verwijderd nadat alle andere stappen in de database zijn geslaagd, zodat een onderbroken wissing nooit een gedeeltelijk verwijderde persoon achterlaat. Het verzoek wordt als voltooid gemarkeerd, met een samenvatting, zodra elke stap, inclusief stappen buiten de database, is afgerond.

5.4 Wat een wissing niet onmiddellijk verwijdert

Een wissing verwijdert gegevens niet onmiddellijk uit back-ups (die verlopen volgens de doorlopende back-upcyclus), uit providerlogs die onderworpen zijn aan de eigen bewaartermijn van de provider totdat de provider de verwijdering voltooit, of uit gegevens die op grond van paragraaf 6 worden bewaard.

6. Legal hold en andere uitzonderingen

Keldio bewaart persoonsgegevens alleen langer dan de bovenstaande termijnen, of wist ze niet op verzoek, wanneer een van de volgende situaties van toepassing is, en alleen voor de gegevens en de termijn die nodig zijn:

Wettelijke verplichting. Zo moet de boekhoudkundige en fiscale administratie op grond van het Nederlandse recht 7 jaar worden bewaard.
Rechtsvorderingen. Gegevens die nodig zijn om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen (artikel 17(3)(e) AVG), totdat de vordering definitief is beslecht of niet langer kan worden ingesteld.
Legal hold. Wanneer een rechtszaak, een onderzoek door een toezichthoudende of andere autoriteit, een rechterlijk bevel of een rechtmatig verzoek van een rechtshandhavingsinstantie aanhangig is of redelijkerwijs te verwachten is, schort Keldio de verwijdering van de specifieke betrokken gegevens op. Keldio documenteert de legal hold, beperkt de toegang tot de vastgehouden gegevens en heft de legal hold op wanneer deze niet langer nodig is, waarna de normale bewaartermijnen van toepassing zijn.
Bewijs van toestemming en opt-out. Keldio bewaart de registraties die het nodig heeft om toestemming aan te tonen en om een opt-out te blijven respecteren.
Beveiliging en misbruik. Bewijs dat nodig is om een beveiligingsincident, fraude of misbruik te onderzoeken of daarop te reageren, gedurende de termijn die in paragraaf 3 is vastgelegd.

7. Wijzigingen en taal

Keldio kan dit beleid bijwerken wanneer zijn diensten, providers of wettelijke verplichtingen veranderen. De op deze pagina gepubliceerde versie is van toepassing vanaf de hierboven vermelde datum. Keldio bewaart eerdere versies. Dit beleid is beschikbaar in het Engels en het Nederlands. Als de versies van elkaar verschillen, prevaleert de Engelse versie voor zover toegestaan door toepasselijk recht.

8. Contact

Vragen over dit beleid en verzoeken om wissing van gegevens waarvoor Keldio de verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen worden gestuurd naar info@keldio.com. Formele kennisgevingen kunnen worden verzonden zoals beschreven in de Platformvoorwaarden.